برنامج التدقيق والرقابة الداخلية
اولاً :نظام المعلومات على موظفين قسم التدقيق والرقابة الداخلية دراسة كافة القوانين والتعليمات والضوابط التي تحدد عمل المدقق الداخلي وآلية الصرف من اهمها:-
1-قانون التعليم العالي والبحث العلمي رقم (40)لسنة 1988المعدل.
2-الصلاحيات المخولة للسيد رئيس الجامعة والسادة العمداء والمدراء.
3-قانون اصول المحاسبة العامة رقم (28)لسنة 1940وتعديلاته.
4-الكتب السنوية التي تصدرها وزارة المالية .
5-مجموعة القوانين والمعلومات والانظمة الصادرة للسنة الحالية.
6-تعليمات الخطة الاستثمارية والمقاولات العامة.
7-تعليمات تنفيذ الميزانية التي تصدر سنوياً وتعديلاتها.
8-تقارير ديوان الرقابة المالية الاتحادي.
9-تقارير قسم التدقيق والرقابة الداخلية الدورية.
10-قانون بيع وايجار اموال الدولة (32)لسنة 1986 وتعليمات عدد(5)لسنة 1986.
11-جريدة الوقائع العراقية.
12-شرح دليل المحاسبي للميزانية (دليل التبويب).
13- تعليمات تنفيذ اسلوب تنفيذ الاعمال.
ثانياً: مبادئ عامة الصرف:
1-لايتم صرف اي مبلغ مالم يتم التدقيق.
2-اجراء التدقيق المستندي والترحيل الى السجلات.
3- التأكد من سلامة المستندات (الصرف .القيد) ووصولات (القبض والايداع) من الناحية الشكلية والقانونية.
4-تدقيق مطابقة كشف البنك.
5-تدقيق جمع ميزان المراجعة ومطابقته مع السجلات.
6-تدقيق تحليل السلف والامانات.
7-ختم الوصولات المعززة للصرف بعبارة (دققت وصرفت)تلافياً لتكرار صرفها مع ضرورة ارفاق وصل القبض الاصلي وليس مستنسخ .
8- تثبيت اسم المستلم وتوقيعة على مستند الصرف.
9-ارفاق وصولات القبض والصكوك مع مستند الصرف.
11- تدقيق صحة التبويب.
12- متابعة الصكوك المحررة والموقوفة.
13-تدقيق مستند الصرف وقيود اليومية موقعة من قبل منظمها والمحاسب.
14- متابعة مسك محاسبة (16)للسيطرة على المستندات.
15- التأكد من تدوير الارصدة للأشهر السابقة في كافة السجلات.
16- جرد الصندوق بصورة دورية من قبل المدقق الداخلي للتأكد من صحة القبض والصرف وايداع الموجود النقدي والتوقيع في السجل المذكور تأييداً باًجراء هذه المطابقة .
17- التأكد من أصدار أوامر ادارية تحريرية بالواجبات والصلاحيات.
18- التأكد من اجراء القيود المقابلة النظامية.
19- تدقيق سلف التنفيذ أمانة من حيث مبلغ السلفة وأتباع التعليمات الخاصة بأعداد الكشوفات من خلال لجان التنفيذ والاستلام والتدقيق والادخال المحزني للمواد مع جلب العروض في حالة تجاوز المبلغ (10,000,000) عشرة ملايين دينار.
20- التأكد من توزيع البريد وأستلامه والحفظ والارشفة تتم بموجب التعليمات.
21- التأكد من تأشير كافة المتغيرات في سجلات الرواتب مع المخصصات والاستقطاعات.
22- التأكد من مسك سجل التخصيصات وتثبيت المبالغ المخصصة على مستوى الفصول والمواد والانواع.
23- التأكد من عدم تجاوز التخصيصات السنوية المرصدة بموجب تعليمات تنفيذ الموازنة.
24- التأكد من وجود تدقيق سابق للصرف.
25- في حالة وقوع صرف مخالف للتعليمات على المدقق ان يحرر مذكرة تثبت المخالفات والملاحظات لغرض اطلاع الآمر بالصرف عليها قبل الصرف.
26- متابعة وتدقيق الحسابات الختامية وتقديمها في الموعد المحدد لكل من الحساب الجاري وحساب الصندوق التعليم العالي وحساب الخطة الاستثمارية والمكاتب الاستشارية.
ثالثاً: المخازن
1-.طلب الامر الاداري بتشكيل لجان الجرد.
2-الاطلاع على سجلات المخازن مع ترحيل المستندات كافة.
3- التأكد من وجود ترميز للمواد المخزنية .
4-تدقيق الترحيلات لمستندات الادخال والاخراج المخزن الى السجلات المخزنية .
5-الاطلاع على سجلات او قوائم الموجودات المستهلكة والفائضة عن الحاجة مع التوصية باتخاذ الاجراءات اللازمة لشطبها حسب الصلاحيات والتعليمات.
6- جرد عينة من المخازن ومطابقتها مع السجلات والبطاقات المخزنية .
7- مطابقة قوائم الجرد مع السجلات وملاحظة الفروقات ان وجدت
8-التأكد من توقيع رئيس واعضاء لجنة الجرد على صفحات الجرد.
9-التأكد من ان هناك اجهزة غير مستخدمة او فائضة او مستهلكة او عاطلة ومتابعة ذلك الامر.
10-متابعة اجراء الجرد السنوي ومطابقة في نهاية السنة المالية.
11-متابعة ادامة سجل السيطرة المخزنية.
12-التأكد من امين المخزن ادخال اي مادة تودع لدية كأمانة في السجلات واخذها ايراد في حقل الارجاع وصرفها اثناء المطالبة لصاحبها مرة ثانية.
13- متابعة اجراء التسليم والاستلام بين مسؤولي وامناء المخازن .
14-التأكد من وجود المكان الملائمة للمواد المخزنية.
15-متابعة تنفيذ قانون بيع وايجار اموال الدولة .
16-متابعة المواد المستهلكة وفصلها بقوائم خاصة لغرض اتباع تعليمات الخاصة بشطب الموجودات.
17-التأكد من وجود مطافى بالقرب من المخازن واجراء الفحص الدوري عليها.
18- متابعة الابلاغ في حالة وجود فقدان او وجود نقص للموجودات المخزنية .
19-التقيد بأجراءات السلامة المهنية.
20- التأكد من وجود شطب او حك في قوائم الجرد مع توقيع امين المخزن على القوائم.
21- التأكد من مسك سجل محاسبة الموجودات الثابتة وتدقيقة سنوياً.
رابعاً :الرواتب والمخصصات:-
1-تدقيق الرواتب ومقارنتها مع الاوامر الصادرة بالتعيين او الترفيع او العلاوة السنوية او الاحالة على تقاعد او الغيابات والعقوبات حسب القانون والتعليمات مع ضرورة تثبيت الاوامر في سجلات الرواتب في حقل الملاحظات.
2- تدقيق المخصصات الممنوحة والتأكد من صحة الاستحقاق.
3- التأكد من ان الاشخاص الذين يقومون بتنظيم قوائم الرواتب لايقومون بتوزيعها.
4- مقارنة تواقيع الطلبة شهريا على قوائم المخصصات.
5- التاًكد من تنفيذ تعليمات صرف منح الطلاب.
6- متابعة استقطاعات الرواتب والاجور وارسالها بدون تأخير الى الجهات المستفيدة.
7- متابعة تاريخ استحقاق المخصصات حسب القوانين الصادرة بموجبها.
8- تدقيق استمارات بيان قيام الزوجية وكذلك استمارات الولادة التي تتم خلال السنة وان يراعى ما يلي:-
- ختم الاستمارة بختم الواردة وادخالها واردة.
- توقيع الامر بالصرف على الاستمارة.
ج- تثبيت المبالغ المستحقة في نهاية الاستمارة.
د- درج تاريخ الولادة والمرحلة الدراسية والحالة الاجتماعية الاولاد.
هـ- توقيع الموظف المستفيد على الاستمارة.
9-التاكد من صحة صرف المخصصات التي يجوز الاستمرار بصرفها خلال الاجازات المرضية الطويلة والاجازات الامومة والولادة وفقا للتعليمات الصادرة من المراجع.
10-التأكد من صحة احتساب المخصصات الثابتة وفق ما هو محدد بتعليمات عدد (9) لسنة 1978 والتعليمات الصادرة بهذا الخصوص.
11- التأكد من عدم صرف رواتب المنقولين والمعينين الجدد الابعد توفر المناقلة والتخصيصات.
12- التأكد من التسكين للدرجات المستحقة حسب الشهادة وتأريخ التعيين مع اصدار اوامر بمنحهم المخصصات.
خامساً :جرد الصندوق:
1- جرد الصندوق ومقارنته مع السجلات.
2- جرد يومية الصندوق محاسبة (66) والتأكد من ترحيل كافة وصولات القبض حسب التسلسل والتأريخ.
3- اعداد محضر بالجرد وبيان الفروقات ان وجدت وكيفية معالجتها.
4-التأكد من حساب السلف وتسوية السلف المستديمة قبل نهاية السنة.
5-مطابقة الحساب الجاري مع المصروف مع التحري عن اسباب الموقوفات.
6- جرد جلود مستندات القبض ومقارنتها مع سجل السيطرة على المستندات والصكوك محاسبة (16).
7- التأكد من استلام المبالغ بموجب وصولات القبض محاسبة(37).
8-التأكدمن عدم وجود حك او شطب في سجل اليومية والوصولات .
9-التأكد من مطابقة رصيد الصندوق في سجل الصندوق مع رصيد الصندوق في سجل اليومية العامة .
10-التأكد من اجراء التسوية للصكوك الموقوفة بعد انتهاء المدة القانونية.
11-ملاحظة تسلسل ارقام الصكوك في سجل اليومية العامة بضمنها الصكوك الملغاة.
سادساً: المكتبة والتعليم المجاني:
1-متابعة الجرد وفقاً للتعليمات.
2-متابعة المطابقة مع السجلات والتحري عن الفروقات.
3-الاطلاع على السجلات الخاص بالمكتبة.
4-اخذ عينة ومطابقتها مع السجلات والكارتات.
5-متابعة معالجة الكتب الفائضة عن الحاجة.
6-متابعة التقيد بالعدد في تعليمات اعارة الكتب الى الاساتذة والطلبة.
7-تثبيت تاريخ الاعارة على بطاقات الاعارة.
8- اتخاذ الاجراءات بشأن الكتب التالفة في مجانية التعليم والتعليمات الخاصة بالشطب.
9-متابعة استحصال مستندات الاستلام للكتب المعارة او المهداة الى جهات خارج الجامعة.
10-توثيق قوائم جرد وحدة التعليم المجاني بتوقيع رئيس واعضاء الجرد.
11-مراعاة اجراء دور التسلم والتسليم للمكتبات او شعب التعليم بين الموظفين اثناء النقل والاجازات الطويلة.
12- اعتماد شطب الكتب على الاسعار القديمة (الدفترية)في تثبيت الاسعار.
سابعاً : الذمم الدائنة والمدينة:
1-متابعة تثبيت مبالغ الذمم الدائنة والمدينة من سنوات سابقة وتثبيت تصنيفها.
2-التأكد من مسك مسجلات فرعية بالذمم المدينة والدائنة بأسماء الحساب.
3-متابعة استحصال المبالغ المترتبة بذمة المدينين وبلأ خص بعد اكتساب الدعاوي المقدمة ضدهم الدرجة القطعية والتنسيق مع الشعبة القانونية بهذا الخصوص.
4-التأكد من وجود جداول تحليلية للسلف والامانات والدائنون في نهاية السنة المالية ومطابقتها مع سجل التوحيد.
5-متابعة تصفية السلف المستديمة والمؤقتة الممنوحة للجان خلال السنة المالية وعدم تدويرها الى السنة اللاحقة وعند عدم تسديدها تفرض غرامة مالية بموجب القانون.
ثامناً : المحاضرات الاضافية والتفرغ الجامعي:
1-التأكد من تطبيق هيكل عمل التدريسيين المعمول به والقرارات والتعليمات الصادرة.
2-تدقيق صرف اجور المحاضرات الاضافية وارفاق الجداول الاسبوعية وملاحظة ايام العطل والاجازات
3-مطالبة المحاضر الخارجي بتقديم ما يؤيد موافقة دائرته على القاء المحاضرات خلال الدوام الرسمي.
4-التأكد من ان التدريسي الذي يتم تفرغه وفقا لقانون الخدمة الجامعية لديه نصاب خاص العاملين في المراكز البحثية.
5-تدقيق اجور المحاضرات للتدريسين العاملين في مراكز البحوث وفقاً لهيكل من عمل التدريسي النافذ وعلى ضوء نصابهم المقرر بنظام المراكز البحثية.
6-ملاحظة تطبيق كافة القوانين والتعليمات التي تحدد احتساب الساعات الاضافية للمحاضرين والساعات البحثية في المراكز البحثية.
7- ملاحظة عدم أدخال اللجان الامتحانية ضمن أحتساب اجور المحاضرات.
8- بالنسبة لمسؤول الشعبة التأكد من موافقة مجلس الكلية في حالة أحتساب تخفيض له.
9- الصرف وفق استمارات محددة تتضمن عدد الساعات والنصاب واجور المحاضرات موقعة من قبل رئيس القسم والمالية والتدقيق والعميد.
10-التأكد من أستقطاع الضريبة من أجور المحاضرات على ان تسجل بالقيد المحاسبي أمانات ضريبية ثم تسدد الى الهيئة العامة للضرائب بموجب الايبان الخاص بها.
تاسعاً : المشتريات:
1-متابعة تنفيذ تعليمات الموازنة.
2-التأكد من وجود الموافقات الاصولية على استمارة الشراء وحسب الصلاحيات .
3-مراعاة بتقديم عروض في حالات الشراء.
4-مراعاة الشراء بواسطة المناقصة بالنسبة للمبالغ التي تتجاوز الحدود المثبتة بتعليمات تنفيذ الموازنة والتي هي خارج حدود صلاحية لجان الشراء.
5-التأكد من توفير اللتخصيص المالي قبل الدخول باي التزام للشراء .
6-وجود عضو مالي في لجان الشراء.
7-ادخال المواد مخزنياً حسب الاصول.
8-استحصال تواقيع لجان الاعتدال قبل عملية الشراء.
9-التاكد من تغيير اعضاء لجان المشتريات دورياً ووفق التعليمات.
10- متابعة ارسال المقتبسات الضريبية كل ثلاثة اشهر الى دوائر الضريبة.
عاشراً:الايرادات :
1-التأكد من استحصال الايرادات حسب قانون الموازنة الجارية وضمن القرارات والتعليمات .
2- التأكد من وجود مخول لقبض الايرادات.
3-التأكد من اتباع الدليل المحاسبي.
4- مطابقة جداول الايرادات مع سجل الايرادات ومع سجل اليومية العامة.
احدى عشر : المقاولات والاعمال المنفذة امانة:
1-التاكد من الاعلان عن الاعمال والمقاولات وفقاً لما هو مقرر.
2-التاكد من ان المقاول لدية هوية تصنيف نافذة مع تثبيت رقمها.
3-التاكد من تقديم المقاول براءة ذمة من الضريبة.
4-التاكد من تنظيم عقد اصولي مع المقاول ومستوى رسم الطابع علية واضافته الى الرسوم الاخرى المقررة.
5-عدم صرف الذرعة النهائية قبل تقديم المقاول مايؤيد براءة ذمته.
6-التاكد من تشكيل لجنة الاستلام تؤيد ان العمل منجز وفق المواصفات.
7-التاكد من تشكيل لجنة خاصة من بين اعضائها مهندس واخرى بالاعمال المنفذة امانة.
8-التاكد من قيام اللجنة بمسك سجل خاص من نموذج محاسبة 66.
9-تدقيق نماذج من السلف والحسابات النهائية.
اثنا عشر: وسائط النقل والمركبات:
1-التاكد من اجراء جرد للعجلات ووسائط النقل سنوياً وتوقيع لجنة الجرد.
2-مطابقة نتائج الجرد مع السجلات.
3-تدقيق قوائم تصليح السيارات ومعرفة سبب العطل.
4- في حالة حدوث انقلاب او اي حادث للمركبة تطبيق القرارات والتعليمات بخصوص تقديم تقرير يبين فيه مقدار التعويض والاضرار واقامة الدعوى بعد تثبيت ذلك لدى مركز الشرطة واجراء مخطط الحادث.
5-تراعى القرارات الخاصة بالتعويض عن الاضرار بأموال الدولة بسبب حوادث المركبات.
6-التاكد من مسك سجل بالمركبات وتتضمن ارقامها ونوعها ورقم الشاصي والمحرك وعائديتها والتصريحة والكمركية والشراء واية معلومات عن المركبة واعتماد نموذج مخازن 13.
7-متابعة اقامة الدعوى في حالة سرقة العجلة واشعار الشؤون القانونية بديوان الجامعة بذلك لغرض المتابعة.
8-تأكد من تعهدات على العجلات من قبل السائقين او المستلمين الذمة.
ثالث عشر: الاراضي واملاك الجامعة
1-التأكد من وجود سجلات اصولية وخرائط للأراضي واملاك الجامعة.
2-متابعة ادامة سجلات الاملاك.
3-متابعة تثبيت املاك الجامعة والبيانات رسمياً.
4-التأكد من اجراء جرد املاك الجامعة بشكل اصولي وتثبيت العائدية لدى عقارات الدولة.
5-متابعة استقطاعات بدل ايجار الدور حسب التعليمات والقرارات النافذة.
6-التأكد من وجود محضر اجراء دور استلام وتسليم للدور والشقق وتجديد المسؤولية.
7-توقيع عقد بين الدائرة والمستفيد عن ايجار شقة او دار عائد للجامعة وتثبيت انواع التجهيزات والمواد المستلمة من قبل المستفيد.
رابع عشر: المكاتب الاستشارية
1- التأكد من أرسال كافة الحصص حسب النسب المحددة للجامعة والوزارة .
2-تدقيق الحسابات الختامية لمعرفة الارباح والخسائر .
3-تدقيق الحسابات الختامية لسنيين سابقة للتأكد من وجود خسائر لسنتين متتالية لغرض التوجه بغلقها حسب التعليمات .
4-التأكد من وجود المصادقات على الحسابات الختامية.
5-التأكد من مدى الالتزام وتنفيذ تعليمات المكاتب الاستشارية النافذة والتعليمات التي لها علاقة بعمل المكاتب.
م.م. ازهار حسن حسين
مدير قسم الرقابة والتدقيق الداخلي
/ تشرين الثاني /2024م