الشؤون الادارية
شعبة شؤون التدريسيين
الرؤية
تتجه رؤية شعبة شؤون التدريسيين للانتقال الى الحوكمة الالكتروني في عملها من خلال اعتماد الانظمة الالكترونية المتطورة و ذات الفعالية اللازمة لما تتطلبهُ مهام الشعبة لا سيما و ان اولى الخطوات للتحول الالكتروني قد طبقت على ارض الواقع في الوقت الحاضر عن طريق اعتماد نظام للارشفة الالكترونية و العمل على نظام الوثائق المؤمنة ( Qr code )
كما ان الشعبة قد سعت و بذلت الجهد من اجل تفعيل دور القائد وليس المسؤول و العمل بروح الفريق الواحد من خلال عقد اجتماعات دورية بين منتسبي الشعبة لبحث سبل تطوير عمل الشعبة و ترسيخ مبدأ التعاون المشترك و تذليل العقبات
الرسالة
تهدف الرسالة التي تتبناها شعبة شؤون التدريسيين الى تقديم الخدمات الادارية لأعضاء الهيئة التدريسية في الجامعة على وجه الخصوص و للمؤسسة التعليمية بشكل عام لخلق بيئة ملائمة و مناسبة للعمل في الجامعة دون الحاجة لا شغال الاستاذ الجامعي بالمعاملات الادارية لينصب جهده على التدريس و البحث العلمي دون اي شيء اخر
مهام الشعبة
تتركز مهام شعبة شؤون التدريسيين على انجاز كافة المعاملات الإدارية الخاصة بأعضاء الهيئة التدريسية ( النقل ، التنسيب ، الترفيع ، العلاوة ، الاجازات بكل أنواعها ، الإعارة ، الاستقالة ، منح الألقاب العلمية ، منح التفرغ العلمي ، منح التاييدات و الكفالات ، … الخ ) و كافة المفاتحات لمختلف الأغراض التي تخص تدريسيي الجامعة وكذلك تنظيم عمل التدريسي من حيث توفير كافة المتطلبات الإدارية التي من شأنها تُسهل العملية الاكادمية و التنسيق مع مركز الوزارة و الجهات الخارجية كافة لغرض توفير بيئة ملائمة لعمل الأستاذ الجامعي
شعبة شؤون الموظفين
الرؤية
نطمح لأن نكون نموذجاً يحتذى به في إدارة الموارد البشرية، حيث نوفر بيئة عمل تعزز من النمو والتطوير المهني للموظفين، واستخدام الاتمتة الالكترونية سواء في الترفيعات او العلاوات او الارشفة الالكترونية وتضمن تحقيق أعلى مستويات الرضا الوظيفي، والإنتاجية، والتفاعل الإيجابي داخل المؤسسة.
الرسالة
نحن ملتزمون ببناء وتعزيز بيئة عمل تزدهر فيها الكفاءة، والابتكار، والتعاون. ودعم وتطوير موظفينا من خلال تقديم خدمات شؤون الموظفين المتميزة والتي تتسم بالشفافية، والعدالة، والاستدامة. نركز على تلبية احتياجات الموظفين وضمان حقوقهم الوظيفية وتأمين بيئة عمل محفزة تدعم النمو والتطوير المهني لكل فرد.
المهام
تتمثل مهام شعبة شؤون الموظفين في إنجاز كافة المعاملات الإدارية المتعلقة بموظفي الجامعة، مثل (النقل، التنسيب، الترفيعات، العلاوات، والإجازات، ومنح التأييدات...الخ) حيث تسعى بكادرها الى انجاز المعاملات الخاصة بموظفي الجامعة بدقة بما يحقق ادارة فعالة للوظائف. بالإضافة إلى ذلك، تشمل المهام معالجة جميع المفاتحات المتعلقة بموظفي الجامعة وضمان سير الإجراءات بفعالية وكفاءة.
مهام شعبة الملاك
-
استكمال واصدار الاوامر الجامعية بالتعيين واعادة التعيين
-
اصدار اوامر الترفيعات الخاصة بمنتسبي الجامعة
-
اصدار اوامر اضافة الخدمة السابقة
-
اصدار اوامر الفصل السياسي
-
اصدار اوامر صرف الرواتب
-
اصدار اوامر احتساب الشهادات وتغيير العناوين الوظيفية
-
اصدار اوامر الاستقالة
-
تحديثات قاعة بيانات الجامعة ضمن برنامج الملاك
-
تحديث متغيرات الملاك
-
مناقشة ملاك الجامعة سنوياً مع وزارة المالية والمصادقة على ملاك الجامعة
-
الاجابة على اعمامات هيئة الرقابة المالية في الجامعة
-
الاجابة على اعمامات مركز الوزارة ضمن الرابط الالكتروني الخاص بمركز الوزارة
-
العمل على نظام مجلس الخدمة الاتحادية العامة الخاص بمنح كودات نظام التعيين المركزي لخريجي جامعتنا
-
تحديد رواتب الدرجات الخاصة في الجامعة
-
اجراء المناقلات الوظيفية مع وزارة المالية للمنقولة خدماتهم من والى الجامعة
-
احالة محاضر الترفيعات وتغيير العناوين الوظيفية واحتساب الشهادات الى مركز الوزارة ومناقشتها واستكمال اجراءات المصادقة كون موظفي شعبة الملاك اعضاء في اللجان الوزارية اعلاه في مركز الوزارة
مهام ورؤية شعبة التقاعد
الرؤية :
ان رؤية شعبة التقاعد تتلخص في ما يأتي :
• تسعى الشعبة الى اتمتة عملها الكترونياً من خلال أعتماد الأنظمة الأكترونية على أن يتم برمجتها وفقاً لقانون التقاعد الموحد رقم (9) لسنة 2014 وتعديلاته بالإضافة إلى القوانين التي ترتبط بعض موادها القانونية بشؤون المتقاعدين كقانون الخدمة المدنية رقم (24) لسنة 1960 المعدل وقانون الخدمة الجامعية رقم (23) لسنة 2008 المعدل وقانون العجز الصحي رقم (11) لسنة 1999وقانون المفصولين السياسيين رقم (24) لسنة 2005 المعدل وقانون مؤسسة الشهداء رقم (2) لسنة 2016 وقانون تعويض المتضررين جراء العمليات الحربية والأخطاء العسكرية والعمليات الأرهابية رقم (20) لسنة 2009 وقانون الهيئة الوطنية للمساءلة والعدالة رقم (10) لسنة 2008.
مهام الشعبة :
1. تقوم الشعبة بمفاتحة تشكيلات الجامعة بشكل دوري لغرض تزويدها بأسماء منتسبيهم وبالشكل اللتالي :
أ- إحالة الموظفين والتدريسيين من حملة الألقاب العلمية (مدرس مساعد ، مدرس ) ممن يبلغون (60) سنة من العمر استناداً لأحكام المادة (10/ أولاً) من قانون التقاعد الموحد .
ب- التدريسيين من حملة الألقاب العلمية (استاذ مساعد ، استاذ) ولم يتم تمديد خدماتهم ممن يبلغون (63) سنة من العمر.
ت- التدريسيين المنتهية مدد تمديد خدماتهم ممن يبلغون سن (68) سنة من العمر.
ث- المفصولين والسجناء السياسيين وذوي الشهداء ممن يبلغون (65) سنة من العمرللموظفين والتدريسيين من حملة الألقاب العلمية (مدرس مساعد ، مدرس والتدريسيين من حملة الألقاب العلمية (استاذ مساعد ، استاذ) ولم يتم تمديد خدماتهم .
2. إحالة الموظفين والتدريسيين إلى التقاعد بناءً على طلبهم وفقاً للمادة (12/ أولاً) من قانون التقاعد الموحد .
3. إحالة الموظفين والتدريسيين إلى التقاعد استناداً لأحكام قانون العجز الصحي رقم (11) لسنة 1999 .
4. إحالة الموظفين والتدريسيين إلى التقاعد المرقنة قيودهم بسبب الوفاة وفقاً للمادة (25) من قانون التقاعد الموحد .
5. إحالة الموظفين والتدريسيين إلى التقاعد أستناداً لأحكام المادة (6/ أولاً وثانياً وثالثاً) قانون الهيئة الوطنية للمساءلة والعدالة رقم (10) لسنة 2008 .
6. إحالة المستقيلين والمفصولين والمعزولين وتاركي العمل إلى التقاعد استناداً لأحكام المادة (13) من قانون التقاعد الموحد .
7. أصدار الأوامر الجامعية الخاصة بالإحالة وصرف مبالغ رصيد الأجازات المتراكمة استناداً لأحكام المادة (45/1) من قانون الخدمة المدنية رقم (24) لسنة 1960 المعدل ومكافة نهاية الخدمة (500000) الف دينار الممنوحة وفقاً لكتاب الأمانة العامة لمجلس الوزراء ذي العدد (ش.ز.ل/10/1/10315)المؤرخ في 2/3/2023 ، والأوامر الإدارية الخاصة بالإنفكاك للحالات الواردة في الفقرات اعلاه .
8. اصدار أمر احتساب رصيد الأجازات المتراكمة للمتقاعدين .
9. اصدار قرار تثبيت العمر للمتقاعدين استناداً لأحكام المادة (34) من قانون قانون التقاعد الموحد لغرض ضمان عدم تجاوز الموظف للسن القانوني المحدد بموجب تاريخ تولده المثبت في المستند المقدم عند التعيين والذي اتخذ اساس للتعين ولا يعتد باي تعديل اداري أو قضائي على هذا المستند وفقاً لهذه المادة .
10. ترويج المعاملات التقاعدية للمتقاعدين ورقياً ومن خلال نظام الباركود المعتمد من قبل هيأة التقاعد الوطنية .
11. تمديد خدمة التدريسيين من حملة الألقاب العلمية (استاذ مساعد ، استاذ) أستناداً لأحكام المادة (11/ب) من قانون الخدمة الجامعية رقم (23) لسنة 2008 المعدل تمديد اول لمدة (3) سنوات ونمديد ثاني لمدة (2) سنة بعد التاكد من سلامة الموقف من اجراءات قانون الهيئة الوطنية للمساءلة والعدالة بالتعاون مع اللجنة الفرعية للمساءلة والعدالة في رئاسة الجامعة والحالة الصحية وندرة الاختصاص والأشراف على طلبة الدراسات العليا موافقة مجلسي الكلية والجامعة الموقرين على أن يقدم الطلب قبل مدة لاتقل عن (6) اشهر من تاريخ بلوغ السن القانوني للإحالة إلى التقاعد .
12. أصدار قرارات أحتساب التوقيفات التقاعدية الخاصة بخدمتي العقد والأجر اليومي من خلال نظام معتمد من قبل المعتمد من قبل هيأة التقاعد الوطنية .
13. أصدار تأيدات استمرار الطلاب من ورثة الموظفين المحالين إلى التقاعد من خلال نظام المعتمد من قبل هيأة التقاعد الوطنية .
14. العمل في اللجان التي يكلف بها منتسبي الشعبة بالإضافة إلى المهام التي يكلفهم بها المسؤول الأعلى .
- لوحدة العدالة الانتقالية :
١-وحدة العدالة الانتقالية هي ضمن الهيكلية الادارية في قسم الشؤون الادارية والمالية في رئاسة الجامعة .
٢-تم استحداث الوحدة حسب كتاب وزارة التعليم العالي والبحث العلمي /الدائرة الادارية والمالية /قسم المواردالبشرية/ شعبة العدالة الانتقالية ذي العدد٤/١١/ع/٥٩٠٤بتاريخ ٢٠٢٣/٣/٢٩.
٣-يكون موظفين الوحدة حصراً من المشمولين بقوانين العدالة الانتقالية .
٤- ينحصر عملها متابعة وارشفة البيانات الخاصة بشريحة ذوي الشهداء وضحايا العمليات الارهابية لضمان استحقاقهم من الحقوق والامتيازات التي كفلها قانون مؤسسة الشهداء رقم ٢٠ لسنة ٢٠٠٩ وتعديلاته .
- وحدة صحة الصدور
الرؤية
تتجه رؤية وحدة صحة الصدور الى خلق بيئة تتسم بالشفافية من خلال تطبيق اجراءات صحة الصدور على الوثائق والاوامر الجامعية الرسمية الخاصة بمنح الشهادات كافة وتطبيق الانظمة الالكترونية التي من شئنها تسهيل عمل الوحدة لاسيما عبر تطبيق العمل بنظام الوثائق المؤمنة QR)).
الرسالة
تهدف وحدة صحه الصدور الى تطبيق الشفافية من خلال محاربة الفساد الاداري عن طريق كشف حالات التزوير والتلاعب في وثائق التخرج الصادرة بإسم الجامعة او جامعة اخرى و الحيلولة دون حصول اي شخص على اي امتيازات بدون وجه حق.
المهام
تتركز مهام الوحدة الى انجاز كافة معاملات صحة الصدور وذلك من خلال المخاطبات الرسمية بين كافة تشكيلات جامعتنا والجامعات الاخرى ومفاتحة مديريات التربية كافة ومديرية التعليم المهني ذلك للتاكد من صحة صدور الوثائق وتتم كافة الاجراءات بصورة سرية تامة
- وحدة البصمة
.................................................................................................................
الشؤون المالية
مهام شعبة الرواتب
يمكن توضيح أهم المهام التي تقوم بها شعبة الرواتب فيما يأتي:
1. تنظيم قوائم رواتب الموظفين والمنتسبين في الجامعة.
2. اعداد استمارة كشف اخر راتب للمنقولين من ملاك جامعتنا إلى الوزارات والدوائر الأخرى.
3. احتساب مبالغ الكفالات الدراسية للطلبة المبتعثين للدراسة خارج العراق عن جامعتنا.
4. القيام بتنظيم القوائم المفردة لرواتب المعينين الجدد.
5. القيام بالإجابة على كافة الكتب الواردة من ديوان الرقابة المالية، وكافة الكتب الرسمية الخاصة بالرواتب.
6. احتساب العلاوات السنوية والترفيعات لكافة موظفي رئاسة الجامعة.
7. تنظيم سندات الصراف الخاصة برواتب الاجراء اليوميين والمتعاقدين وفق القرار 315و 337.
مهام شعبة الحسابات الاستثمارية
فيما يأتي اهم المهام التي تقوم بها شعبة الحسابات الاستثمارية:
1. تنظيم واعداد المستندات الخاصة بالشعبة.
2. مسك سجل اليومية وترحيل كافة العمليات الحسابية فيه.
3. متبعة الحسابات الخاصة بالمشاريع عن طريق مسك سجل متابعة العقود والمشاريع.
4. مسك سجل التوحيد للخطة الاستثمارية، واعداد الجداول التحليلية السنوية والمتابعة مع وزارة المالية لغرض المصادقة عليه.
5. مسك سجلي الامانات والسلف، واحتساب وتدقيق السلف الخاصة بالجامعة.
6. اعداد الجداول الكترونياً (ميزان مراجعة-سلف-امانات-مصروفات-إيرادات) واعداد الجداول التحليلية الشهرية.
7. الإجابة المنتظمة على استفسارات ديوان الرقابة المالية مدعومة بالأوليات.
مهام شعبة التخطيط المالي
تتمثل المهام التي تقوم بها شعبة الخطة الاستثمارية فيما يأتي:
1- تقسيم التمويلات لكافة تشكيلات الجامعة حسب مبلغ التمويل الشهري لحساب الخزينة (رواتب) و لباقي حقول الموازنة للحساب التشغيلي.
2- توفير التخصيص المالي حسب الموازنة العامة لكافة محاضر الترفيع واحتساب الشهادات و اللقب العلمي ومخصصات الموقع الجغرافي لكافة تشكيلات الجامعة.
3- اجراء المخاطبات الرسمية لكافة كتب النقل بين الجامعات والوزارات واعداد الكشوفات حسب الاستحقاق عن طريق وزارة التعليم العالي والبحث العلمي (شعبة شؤون الموظفين).
4- مخاطبة وزارة المالية لاستحصال تمويل الرواتب (على الحساب 9283 ) الشهري عن طريق وزارة المالية.
5- اعداد الحسابات الختامية للسنة المالية المنتهية في 12/31 من كل سنة.
6- اعداد ميزان المراجعة الشهري لحساب التخطيط المالي للحساب رقم 9166.
7- مسك سجلات المجموعة الدفترية (اليومية – الإيرادات - المصروفات – الامانات).
مهام شعبة الصندوق
يمكن توضيح اهم مهام شعبة الصندوق في الاتي:
1. توزيع مكافأت السيد رئيس الجامعة والسادة أعضاء مجلس إدارة الصندوق.
2. استلام المبالغ المعادة من الكليات وايداعها لدى المصرف الكترونياً.
3. استلام الحوالات من جميع جامعات العراق، وايداعها كأمانات لدى المصرف.
4. تنظيم سجل خاص بالصكوك كافة لرئاسة الجامعة والكليات التابعة لها.
5. توزيع كافة المستحقات من الساعات الإضافية – الأجور اليومية-المكافأت – الايفادات.
6. ارشفة المستندات كافة وحفظها الكترونياً وورقياً.
مهام شعبة التجهيزات المخزنية
1. أأستلام المواد من لجنة المشتريات في رئاسة الجامعة بعد عد ومطابقة المواد مع الكشوفات و وصولات الشراء الواردة مع هذه المواد من حيث النوعية و العدد . وكذلك استلام المواد المجهزة من الوزارة أو المهداة من جهات آخرى .
2. تتم عملية إدخال المواد مخزنيا بناءا على وصولات الشراء المرفقة مع مذكرات شراء هذه المواد و المصادق عليها بكلمة يصرف من السادة رئيس الجامعة او المساعد الاداري او المساعد العلمي و حسب الصلاحيات الممنوحة و يتم تزويد لجنة المشتريات بنسخة ادخال مخزني محاسبة ( 70 ) و حسب الاصول المتبعة .
3. تجهيز الشعب و الأقسام في رئاسة الجامعة وكذلك الكليات بالمواد المخزنية بناءاً على مذكرات التجهيز بعد الحصول على الموافقات الرسمية بموجب وصل اخراج مخزني محاسبة رقم ( 71 ) و يسلم لكل شخص وصل تاييد ما بذمته و حسب المادة المستلمة.
4. تنظيم السجلات و البطاقات المخزنية لكل مادة من المواد بعد عملية إدخالها وإخراجها مخزنيا بموجب سجلات مخصصة محاسبة رقم ( 13 ).
5. أجراء الجرد بكافة أنواعة لكل المواد الموجودة في المخازن و المواد المتبقية التي تعتبر كرصيد في المخزن وتنظيم استمارات خاصة بهذه المواد.
6. تنظيم استمارة جرد الموجودات الثابتة لكل غرفة من غرف الاقسام والشعب في رئاسة الجامعة.
7. توفير مستلزمات حفظ المواد المخزونة بما لايعرضها الى الضرر والتلف.
8. تقديم طلب سنويا لغرض تشكيل عدة لجان تقوم بأعمال الشطب والجرد لكافة اقسام رئاسة الجامعة والكليات كافة و حسب تعليمات الموازنة الاتحادية و توصيات ديوان الرقابة المالية.
9. عمل اضبارة شخصية لكل موظف و كل قسم يستلم مواد من مخازن الجامعة لغرض التدقيق و الرقابة الدورية لسهولة المتابعة و الحفاظ على المال العام
10. تتم عمل مناقلة او براءة ذمة من المواد التي بذمة الاشخاص في حالة احالتهم الى التقاعد او النقل او التنسيب فقط و يجب احضار نسخة من الامر الجامعي الصادر بهذا الخصوص و ترفق نسخة من براءة الذمة.
مهام شعبة السجلات
تتكون شعبة السجلات من عدد من الموظفين لكل منهم أسجل محاسبي، يقومون بعملهم بشكل متسلسل، ويمكن توضيح هذه السجلات فيما يأتي:
1-سجل اليومية: يقيد في هذا السجل كافة مستندات الصرف والقيد ويتم مطابقتها وطبعها على الحاسبة وتدقيقها من قبل الرقابة الداخلية وارسال نسخة منها الى مركز وزارة المالية لاستحصال الرواتب الشهرية.
2-سجل السلف: يقوم الموظف المختص بتنزيل كافة مستندات الصرف والقيد الخاصة بالسلف ومطابقتها مع سجل اليومية في نهاية الشهر.
3-سجل المصروفات: ينزل في هذا السجل جميع مستندات الصرف والقيد ومطابقتها مع سجل اليومية في نهاية الشهر، وتوقيعها من الموظف المسؤول والمحاسب ومدير المالية ورئيس الجامعة، وارسالها الى وزارتي المالية والتعليم العالي شهرياً.
4-سجل الامانات: يقوم الموظف بتنزيل جميع المستحقات المالية وارسالها الى الجهة المعنية بالاستقطاع.
