(مهام قسم التسجيل وشؤون الطلبة)
يمثل قسم التسجيل وشؤون الطلبة حلقة الوصل بين الطلبة والكليات من جهة وبين رئاسة الجامعة والوزارة من جهة اخرى وفقاً للهيكل الاداري للقسم وتنجز الكثير من المهام المتعلقة بشؤون الطلبة وحسب الصلاحيات والتعليمات النافذة .
اولاً : مهام شعبة التسجيل والقبول ووحدة الملفات ومعادلة الشهادات :
1- متابعة وتطبيق التعليمات والاعمامات الصادرة من الوزارة اليهم واجابة وزارة التعليم العالي والبحث العلمي عن أي ملاحظات أو استفسارات ترد بصدد كليات جامعتنا عن مختلف الحالات .
2- تنسيق ومتابعة وتدقيق وثائق الطلبة المقبولين في كليات جامعتنا مطلع كل عام دراسي جديد عبر منظومة تدقيق الوثائق التابعة لوزارة التعليم العالي والبحث العلمي
3- استكمال إجراءات قبول الطلبة بعد استلام الأسماء من وزارة التعليم العالي والبحث العلمي وفرزها وتعميمها على كليات جامعتنا بجداول منظمة ومفروزة حسب كل كلية ووفقاً لقنوات القبول المختلفة
- القبول المركزي و ((قبول ذوي الشهداء وتشمل ذوي شهداء الأخطاء الحربية والعمليات الإرهابية وذوي شهداء الحشد الشعبي و ضحايا حزب البعث المنحل ))
- قناة نقل أبناء أعضاء الهيئة التدريسية
- قناة تعديل الترشيح
- الاستمارات المتأخرة
- ((نتائج الاعتراضات وتشمل اعتراضات الطلبة الذين ظهر لهم قبول معهد ومعدل الطالب 75 فأعلى ، اعتراضات الطلبة الذين قاموا بالملئ مسبقاً ولم يظهر لهم قبول لعدم كفاية الاختيارات ، اعتراضات الطلبة الذين لم تتح لهم الفرصة بالقبول مسبقاً ))
- قناة التعليم الحكومي الخاص الصباحي
- قناة النخبة
- قناة الموهوبين
- 10%الاوائل على المعاهد
- قناة المتميزين
- قبول الطلبة خريجي الاعداديات المهنية
- قناة قبول الموظفين المتميزين .
4- البوابة الالكترونية الخاصة بوزارة التعليم العالي والبحث العلمي عن طريق تفعيل الرقم الامتحاني للطلبة الراغبين بتعديل ترشيحهم من القناة العامة وذوي الشهداء ، وتسهيل تزويد الطلبة بالرمز السري للذين فقدوا ارقامهم السرية .
5- ترويج ومتابعة اجراءات نقل واستضافة الطلبة ابتداءً من الكلية الاصلية وعن طريق البوابة الالكترونية حيث تم ترويج معاملات للنقل والاستضافة عن طريق المنظومة للسنة الدراسية 2023/2024 وكما يلي:
1- اصدار الأوامر الجامعية للحالات التالية :
- للطلبة الذين استكملوا متطلبات التخرج من جامعتنا نهاية كل عام دراسي للأدوار (الأول والثاني)
- اصدار الأوامر الجامعية الخاصة بنقل واستضافة الطلبة من والى كليات جامعتنا كافة .ولازال العمل جاري على نقل الطلبة
- اصدار أمر جامعي بالتأجيل الثاني للطلبة بعد حصولهم على الموافقات الأصولية .
- أصدار أوامر جامعية للطلبة الأوائل على الجامعات الاهلية وانتقالهم الى الجامعات الحكومية وفقاً للضوابط ولازال العمل جاري على نقل الطلبة .
- اصدار اوامر جامعية لنقل الطلبة من كليات ذات حدود قبول اعلى الى كليات ذات حدود قبول ادنى
- اصدار اوامر جامعية لنقل الطلبة من كليات ذات حدود قبول ادنى الى كليات ذات حدود قبول اعلى (نقل الطلبة الاوائل واستقبال نقل الطلبة من خارج العراق
6- الاشراف على سير امتحانات وزارة التربية للمراحل المنتهية والتي تقام في جامعتنا.
7- تشكيل اللجان لاستقبال لطلبة الجدد لكل عام .
8- تشكيل لجان متابعة سير الامتحانات النهائية في كليات جامعتنا .
9- ومن اجل الاعتراف الاكاديمي الرسمي بالشهادات الاجنبية ومكافحة التزوير وحماية سوق العمل تم استحداث وحدة الملفات ومعادلة الشهادات في السنة الدراسية 2020 ، حيث تعد جامعتنا مركز من مراكز فتح الملفات لخريجي الجامعات الغير عراقية والذين يرومون تأدية التدريب في المرحلة الاخيرة مع طلبة جامعتنا باجور التعليم الموازي ، ويتم احتساب شهادة الذين يجتازون السنة الاخيرة بنجاح عن طريق رفع بياناتهم الى الوزارة بعد تدقيقها والمصادقة عليها الكترونيا .
العمل على ادارة قناتي التلكرام في مواقع التواصل الاجتماعي التي تعنى بتبليغ الطلبة بكل التعليمات والضوابط والنتائج الخاصة بهم من خلال الرابط: t.me/unnahrain الخاص بالتسجيل والقبول ،
و ايضا الرابط : t.me/univequation الخاص بمعادلة الشهادات .
10- ومن اجل تحسين جودة التعليم ودعم سوق العمل وتعزيز التوافق الاكاديمي وتطوير المهارات والابتكارات لدى الطلبة واساتذة الجامعات وتوفير فرص عمل للخريجين ، تم اعتماد مسار بولونيا في كليات جامعتنا للسنة الدراسية 2023/2024 ، ( الهندسة وهندسة المعلومات والعلوم وتقنيات احيائية واقتصاديات الاعمال ) لتكون خطوه مهمة في تحديث نظام التعليم العالي في العراق وجعله اكثر تنافسية واندماجاً على الساحة الدولية .
11- انطلاقاً من خطة الجامعة لتوسيع دائرة القبول للطلبة تم استحداث الدراسة المسائية للسنة الدراسية 2023/2024 في كليات جامعتنا .
ثانياً : مهام شعبة متابعة شؤون الطلبة
1- متابعة واجابة كتب وتعاميم وزارة التعليم العالي والبحث العلمي وتعميمها على كليات جامعتنا .
2- دراسة حالات الطلبة المحالة من الكليات وتقديم الرأي والتوصيات بخصوصها وحسب اجراءات شؤون الطلبة المقر من قبل الوزارة ومتابعة الكتب الواردة من قبل الوزارة فيما يخص معالجة حالات الطلبة مثل إضافة ال5 درجات لمعالجة حالات رسوب الطلبة وحالات ترقين القيد واعادة الطلبة المرقنة قيودهم .
3- ترويج ومتابعة طلبات تخفيض الاجور تخفيض الأجور الدراسية للطلبة المقبولين ضمن قناة التعليم الحكومي الخاص الصباحي والمشمولين بشروط التخفيض .
4- التنسيق بين كليات جامعتنا والكليات الاهلية لتهيئة الامتحان التقويمي والتوأمة .
5- إعداد الاحصائيات الخاصة باعداد الطلبة والخريجين وتزويد الوزارة بكافة لاحصائيات المتعلقة بالطلبة ( اعداد الطلبة المقبولين / المنقولين / المتخرجين / الطلبة الاوائل ) .
6- مايخص اللجان الامتحانية لكليات جامعتنا وكتب الشكر والتقدير الخاصة بهم .
7- متابعة وارشفة حالات التزويرالتي تردنا من قبل الوزارة .
8- يرتبط عمل شعبة شؤون الطلبة بالاقسام التالية : ـ
أ- ديوان الرقابة المالية / تزويد الديوان بكافة احصائيات الطلبة ( المقبولين الجدد / اعداد الطلبة في جميع المراحل الدراسية / اعداد الطلبة المتسربين / اعداد الطلبة المحليين / اعداد الطلبة العرب والاجانب )
ب- قسم الدراسات والتخطيط / تزويد القسم بخطة القبول للدراسات الاولية الصباحية والمسائية وخريجي المجموعة الطبية وارسالها الى الوزارة .
ت- قسم ضمان الجودة / تزويد القسم بكافة الاحصائيات المتعلقة بالقسم .
ثالثاً : مهام شعبة تدقيق الوثائق والشهادات:
1- متابعة وإنجاز معاملات صحة الصدور التي تردنا من دوائر الدولة او من مختلف الجهات الحكومية وغير الحكومية داخل وخارج العراق ومنها :
أ- صحة صدورالوثائق والتأييدات والشهادات الجدارية التي تمنح للخريجين والطلبة المستمرين بالدراسة
ج- مفاتحة السفارات والملحقيات العراقية خارج العراق عبر البريد الالكتروني لغرض الحصول على صحة صدور شهادات الطلبة الوافدين من خارج العراق لغرض اكمال دراستهم في كليات جامعتنا .
رابعاً: مهام شعبة الخريجين والتصديقات
تعنى هذه الشعبة باستكمال اصدار الوثائق والشهادات والجداريات والتأييدات وباللغتين العربية والانكليزية والمفردات الدراسية التي اعدت وفق مواصفات متميزة تحول دون تزويرها كما وتساهم الشعبة المساهمة الفاعلة في تنظيم وادارة حفل التخرج بالتنسيق مع الاقسام وتشكيلات الجامعة واعداد برنامج الحفل الذي يتضمن كلمات المتحدثين الرئيسيين وتوزيع الشهادات وتدريب المشاركين على ادوارهم في الحفل لضمان سير الفعاليات بسلاسة .
كما ويضم القسم ايضاً :
1- وحدة الدراسة المسائية : التي تم استحداثهاسنة 2023 في جامعتنا .
2- وحدة التدريب الصيفي : التي تعنى بمتابعة انضمام الطلبة للعمل في المؤسسات الحكومية ذات العلاقة من اجل تطوير المهارات العلمية لديهم .